Dicas Tops para Organização de Eventos Corporativos

Segunda-feira, 06 de Agosto de 2018 Capa

Por onde começar a organizar seu próximo evento corporativo

Organizar um evento corporativo exige planejamento, conhecimento, criatividade e empenho. São muitas tarefas e decisões que precisam ser tomadas. Por isso, seguir algumas dicas estratégicas, podem te ajudar na condução do processo, economizar tempo, dinheiro e ter o melhor possível com o budget desenhado.
Um evento envolve pessoas, e é preciso ter claro quem são e com quem você poderá contar para auxilia-lo.
Um evento envolve processos, que sabemos, geralmente burocráticos, e tudo que você vai precisar, acredite em mim, é de tempo. Sabemos de acontecimentos onde profissionais foram demitidos após um evento mal gerenciado. Como sabemos de casos onde pessoas foram promovidas logo após o sucesso do evento.
Por isso muita atenção aos detalhes. E são muitos detalhes, que não conseguiríamos descrever neste pequeno texto, porém destacamos alguns muito importantes:

Coloco em primeiro lugar a verificação da agenda da empresa. Do presidente e diretores da empresa as pessoas que você julgar importante estarem presentes no evento. É importante não cometer nenhuma gafe em deixá-los de fora do evento. Só depois de ter as datas disponíveis e o registro da concordância com a data, inicie o planejamento de seu evento para evitar cancelar com fornecedores, material gráfico, evitando assim desperdício de tempo e de verba.

BRIEFING

Comece montando um briefing de tudo que foi pedido ou o que você quer. Briefing é um sonho. Pode sonhar. Você, provavelmente não tem o custo de quase nada ainda. Monte o mundo ideal. O evento perfeito. Sonhe alto! Pense no dia seguinte ao evento. O que as pessoas estarão falando nos corredores da empresa. O resultado que você espera. O sucesso do evento depende disso. Monte com calma, com carinho, para que todos entendam o que você espera dos fornecedores do seu evento.

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ORÇAMENTO e CONTRATAÇÃO

Agora é a hora de convidar os fornecedores para validarem o seu sonho, ver possibilidades e custo. Nessa hora, você precisa de uma empresa que cumpra com prazos e expectativas.

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Não deixe um fornecedor ruim estragar seu planejamento e sua festa.

Dicas para organizar um evento corporativo de sucesso

Muitas empresas não tem um departamento específico para cuidar dos eventos corporativos da companhia e geralmente os departamentos de marketing e de recursos humanos acabam cuidando da agenda de eventos. É muito importante entender a cultura da empresa que se trabalha.

Data e Local do Evento

Outro ponto importante é a escolha da data e do local do evento. É importante saber a agenda dos principais diretores da empresa para poder escolher a melhor data. Evite épocas de muito estresse para os funcionários para que seu evento flua melhor. Geralmente no meio do mês as coisas tendem a estar mais tranquilas, um pouco mais distante dos fechamentos e das reuniões de metas. É importante ter pelo menos duas opções na hora do briefing para que você possa negociar com os melhores fornecedores. O local do evento é muito importante. Dependendo do evento, muitas empresas optam por realizar o evento no próprio local de trabalho, para que possa economizar com aluguel de espaço investindo mais em buffet, comunicação, staff, decoração e outros. Porém, se você não tem essa estrutura em sua empresa terá de investir no local. Uma dica bacana, se você puder realizar o evento no inicio da semana, por exemplo as segundas ou terças feiras, os locais tendem a oferecer descontos e acredite, você poderá conseguir descontos no valor de locação que podem chegar a 50% do valor das quintas ou sextas feiras. Inclusive esse desconto muitas vezes é encontrado em outros fornecedores como Buffet, Staff e decoração. Vale a pena consultar.

Equipe de Apoio

Na hora do evento para que tudo ocorra bem é muito importante que sua equipe esteja alinhada com você. Certifique que sua equipe tenha entendido as recomendações e estão à postos para receber o público. Não importa qual seja o evento. É importante esse alinhamento desde um pequeno a um grande evento corporativo. Crie um clima agradável entre sua equipe pois certamente esse clima será contagiado para todo o evento por isso é importante ter ao seu lado uma equipe qualificada que esteja alinhada e atenta em todos os detalhes do evento. Pessoas que saibam o que estejam fazendo. Você não precisa, necessariamente ter experiencia em eventos, mas seus fornecedores, precisam. Cobre isso deles.

Montagem do Evento

Outra dica importante, não importa o tamanho do evento que você vai realizar., é pedir para que o evento seja montado no dia anterior. Podem ocorrer inúmeros imprevistos, e o tempo é o principal aliado (ou inimigo!) de organizadores de eventos. Tenha esse detalhe no seu briefing e exija isso de seus fornecedores.

Check-list

Não confie tanto em seu cérebro. Monte um check-list para não esquecer detalhes importantes e acredite vai te dar uma tranquilidade incrível e um descanso para a cabeça para estar 100% no dia do evento. Tome muita água. As vezes a adrenalina é tanta que se esquece da hidratação e de se alimentar e não esqueça de colher os feedbacks do seu evento para que possa no próximo evento melhorar ainda mais o seu evento.

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Entender a cultura da empresa, alinhar as expectativas, levantar o orçamento, local, data, briefing, check list. Ter os fornecedores certos e dispostos em fazer o melhor evento possível foram as dicas que oferecemos a você, cliente e amigo do Grupo Upi Eventos.

10 Tipos de Eventos para Sua Empresa

Precisa organizar um evento para sua empresa e não sabe o que fazer. Fique calmo, nós do Grupo Upi fizemos uma lista para ajudar você a escolher o melhor evento para cada ocasião.
Uma dica importante para você escolher é saber qual o objetivo e o resultado que sua empresa espera com este evento. Partindo disto tudo fica mais fácil.
A seguir, vamos ver alguns modelos de eventos que sua empresa pode realizar:

Confraternização

A confraternização é o tipo de evento interno mais conhecido e o mais praticado. Trata-se de um evento com propósito básico de integração entre equipe e funcionários. O melhor é a empresa levar os colaboradores a um local diferente, afastando-os do ambiente de trabalho para que possam se divertir e se conhecer de maneira mais informal.
É um bom evento para fortalecer a união da equipe e dissipar eventuais conflitos que surgem devido à pressão da empresa. Porém, é preciso tomar cuidado para que a liberdade dessa situação não leve os colaboradores a agir de maneira inadequada. Do contrário, ao voltar à rotina de trabalho, vão aparecer alguns problemas.

Apresentação

Ideal quando se trata de novidades, sejam elas apresentar um novo produto, divulgar um relatório, compartilhar um novo posicionamento estratégico, apresentar um novo executivo ou qualquer outra novidade importante para empresa.
Este tipo de evento é indicado para fornecedores, clientes, parceiros, investidores, autoridades etc.

Festa Junina

Ótimo momento para integração entre funcionários, representantes, colaboradores e família. Ajuda a criar empatia com a marca, a reduzir o estresse, a motivar a equipe e ainda pode ser um bom momento para apresentações e novidades.
Utilize uma data típica para alegrar e encantar a todos com muita música, diversão e brincadeiras. Abuse das barraquinhas, nos brinquedos, nos doces, comidas e das atrações.

Kids Day

Utilize o dia das crianças, ou mesmo outra data qualquer, para abrir a empresa para os filhos dos seus colaboradores e funcionários. Faça uma grande festa com muitas brincadeiras e atrações para toda família.
Este evento é importante para fortalecer na família a admiração pela empresa e para criar um vínculo emocional.
Não se esqueça dos presentes e prêmios para a criançada e para os pais.

Open House

Abra sua empresa para receber a família dos seus funcionários e colaboradores e faça com estilo criando uma grande festa com muita música e diversão. Algo inesquecível para todos e que deixará sua marca para sempre na memória deles.
O Open House é um ótimo momento para seu funcionário e ou colaborador se sentir orgulhoso pelo que faz e dar muito mais valor pelo trabalho e pela empresa que ele trabalha. Também, é um ótimo momento para a família se sentir parte de tudo isto e ter orgulho do trabalho do seu familiar.
Invista em brindes, surpresas e prêmios para toda a família.

Conferência

Uma conferência deve ser organizada para reunir pessoas que trabalham em uma mesma empresa ou segmento. Tem como objetivo discutir tendências, apresentar estratégias e metas, divulgar resultados, motivar treinar e premiar equipes, reunir diferentes unidades da empresa, festejar e muito mais.

Coquetel

Tem como principais objetivos festejar e estreitar relacionamento com fornecedores, clientes e parceiros.
Também, pode ser utilizado na apresentação e divulgação de novos produtos,
Estimula e fortalece o networking.

Palestra

Pode servir para diferentes objetivos, entre eles: apresentar produtos; atualizar, treinar e capacitar equipes; motivar; e aprimorar.
Pode servir como oportunidade para determinado funcionário ou executivo da empresa compartilhe seu conhecimento sobre determinado assunto.
Reforça a posição da empresa em atuar ativamente na melhoria dos seus funcionários, colaboradores, fornecedores e equipe.

Workshop

Parecido com uma palestra no workshop se faz necessário a participação do público e a aplicação dos conceitos em uma oficina prática.
Muitas vezes é recomendado a realização com grupos menores e a utilização de moderadores.

Coletiva de Imprensa

Utilizado para um comunicado coletivo à imprensa. Pode ser realizado em vários casos: Apresentação de um novo produto; Momentos de crise; Divulgar balanços, novidades e estratégias; Etc.
Seu objetivo é tornar uma mensagem pública, eliminando rumores e atingir o maior número de pessoas possível de determinado público.
Deve ser conduzida com profissionalismo e ter todas as informações referente ao objetivo a mão, uma vez que os porta-vozes serão questionados pelos jornalistas.
É uma oportunidade para fixar e demonstrar conceitos, melhorar processos, ampliar relacionamento, motivar a equipe, capacitar, apresentar produtos e treinar.

Qual a quantidade ideal de alimento para um evento

Uma das dúvidas mais comuns na hora de fazer um evento é a quantidade de comida e bebida. Então, resolvi fazer um textinho curto sobre isto, um guia que vai ajudar você a não correr o risco de gastar de mais com comida ou de não faltar.
Vamos lá:

Comida:

12 a 15 salgados por pessoa se houver apenas coquetel;
5 a 8 salgados por pessoa se houver almoço ou jantar;
150 gramas de massa por pessoa, se servida como acompanhamento, ou 200 gramas, se servida como prato principal;
200 gramas de carne por pessoa.

Bebida:

Uma garrafa de vinho para cada duas pessoas;
Um litro de whisky para cada 10 pessoas;
Uma garrafa de cerveja por pessoa;
400 ml de refrigerante por pessoa;
200 ml de água mineral por pessoa.

Estratégias Importantes para Organizar um Evento Empresarial

Independente do evento e do tamanho dele há alguns pontos que são essenciais para o seu sucesso ou o fracasso. Além disso, qualquer tipo de evento é importante para reforçar a imagem de uma empresa e para consolidar sua marca.
Este momento deve ser agradável e com foco nos detalhes que fazem toda diferença para a audiência presente.
Veja a seguir como montar um evento positivamente inesquecível para sua audiência e principalmente para seu chefe ou superior.

Tenha Sempre uma estratégia

Bem mais do que agradar os clientes e fazer networking, os eventos são uma estratégia de marketing. Alinhar a equipe e ter uma estratégia bem definida são essenciais para o seu sucesso. O Evento tem de passar uma mensagem, tem de deixar uma marca, tem de cumprir um propósito e se for um evento para divulgação ou comunicação tem de virar mídia gratuita.

Crie um clima agradável

O ambiente é tão importante quanto a estratégia. Procure um espaço compatível com a quantidade de público. Organize cadeiras, poltronas, puffs e mesas para as pessoas descansarem, se acomodarem e deixarem, bolsas, objetos, taças e copos. Mantenha também espaços vazios para os convidados circularem.
Mantém garçons circulando inclusive para retirar copos sujos, guardanapos usados e sujeiras.
Os banheiros devem ser mantidos sempre limpos e ter alguém responsável por isto.

Mantenha as coisas organizadas.

O som deve ser agradável, se for um coquetel mantenha uma música de fundo, preferencialmente de piano.
Da mesma forma que o espaço certo vai contribuir para seu evento a escolha do espaço errado vai impactar negativamente para sua marca, produto ou negócio.
Tenha pessoas felizes, comunicativas e que saibam se portar para receber os convidados.

Busque uma equipe qualificada

Cuidado ao contratar fornecedores para o evento. Definitivamente o preço não pode ser o único fator na hora da contratação. Faça a opção por empresas que já tenham know how com eventos e peça para os fornecedores referências de trabalhos anteriores.
Procure qualidade e ótimos serviços. Mesmo com um orçamento apertado não abra mão da qualidade e do melhor serviço. Lembre-se que a sua credibilidade e da sua empresa que está em jogo. Se for fazer algo mal feito, então não faça!
Marque reuniões com os fornecedores e crie estratégias para que possa ter o melhor serviço. Coloque em contrato os horários e os momentos que a empresa deve chegar ao evento para organizar, deixar pronto, começar e terminar o serviço.
Exija dos fornecedores responsabilidade, pontualidade, consistência, criatividade e boas práticas de trabalho.
Exija dos buffets comida e salgados quentes e bebidas geladas e em temperatura ambiente.

Participe da organização

As vezes deixar a organização completa de um evento nas mãos de empresas terceirizadas pode ser um risco. Por este motivo, conheça os funcionários que participarão da ocasião e dê as coordenadas de como eles devem agir ou deixe alguém responsável por isto. Se uma pessoa for grosseira com o seu cliente, isso afeta a imagem da sua empresa.

Montagem

O período para montagem de um evento é tão importante quanto o tempo de realização. Não caia na armadilha de querer economizar quando se trata de locar o espaço especificamente para montagem.
Comece a organizar e arrumar as coisas um dia antes, ou pelo menos na tarde ou na noite anterior ao evento. Se ele ocorrer a noite passe o dia organizando.
Cheque e teste tudo com antecedência: ligações, fios, som, vídeos, microfones, computadores, projetores, etc.
Exija do seus fornecedores microfones, projetores e caixas de som de reserva para um eventual problema. Dependendo do tamanho do evento é importante contar com um gerador caso ocorra alguma coisa e para eventos ao ar livre, pensar sempre na hipótese de chuva e contar com estruturas de plásticos para estas ocasiões.

Como divulgar o Seu Próximo Evento

O sucesso de muitos eventos depende da divulgação. Parece simples mas na maioria das vezes é o ponto que mais dá trabalho. Por este motivo, resolvi dar algumas dicas para ajudar na hora de divulgar seu evento.

Seu próprio mailing

Se há algum local que você deve começar é através do seu próprio mailing. Se você já decidiu seu público alvo, então comece avaliando as listas de contatos da sua empresa, lista de compradores, vendedores, clientes, funcionários, colaboradores, prospects, seguidores, amantes da marca, etc.
Avalie cuidadosamente cada lista para poder separar o público alvo para a divulgação.
Uma questão importante aqui, para você não ter problemas, é manter essas listas sempre atualizadas e bem completas, principalmente com nome, e-mail, celular e endereço de cada pessoa.

Assessoria de Imprensa e Blogueiros

Tenha sempre uma lista de jornalistas e blogueiros que tratam dos assuntos relacionados ao seu mercado e dos seus produtos e serviços. Neste momento eles poderão ajudar e muito na divulgação do seu evento.
Além disso, peça para a equipe de assessorai de imprensa fazer e divulgar notas pontuais sobre o evento. Geralmente se divulga antes do evento, o dia e o pós evento.

Utilize os correios

Mande convites para autoridades e pessoas especiais via correios. Neste tempo de Internet isto faz toda diferença.
Se tiver verba uma estratégia boa é também convidar seu público via correio, ainda mais se a pessoa receber um brinde ou algo que represente a empresa.

Utilize o E-mail

Envie e-mail para convidar e divulgar o evento. Mas, lembre-se envie e-mails personalizados com o nome da pessoa. Há vários servidores de e-mail que oferecem este serviço.

Divulgue nas Mídias Sociais

Utilize as mídias sociais da empresa para divulgar o evento e, também, quando for o caso, peça para diretores, funcionários e colaboradores divulgar o evento nas suas mídias. Utilize o Instagram, Facebook, Youtube, Twitter, LinkedIn e outras mídias que se façam necessárias.

Utilize o Google Adwords

Anuncie para o público-alvo do seu evento. Isto possibilitará que venham pessoas novas e que tenham interesse por aquilo que está divulgando.

Anuncie no Facebook e no Instagram

Assim como o Google o Facebook e o Instagram podem trazer o público que você busca para seu evento.

Crie diversos artigos sobre o evento e divulgue

Se você quer garantir que seu evento seja um sucesso invista nos artigos antes do evento. Crie vários artigos ou posts com os assuntos do evento e vá disponibilizando no blog da empresa periodicamente. Utilize estes artigos para já ir divulgando o evento e criando uma expectativa sobre ele.
Divulgue estes artigos nas mais diversas mídias e utilize a assessoria de imprensa para te ajudar nos textos e na divulgação.

É isto aí, espero que tenha gostado. Se gostou deixe seu comentário e siga o Grupo UPI para conhecer tudo sobre eventos corporativos.

Para finalizar

Ao fazer um evento para empresa que você trabalha tenha sempre em mente que é marca da sua empresa e o seu emprego que estão em jogo. Qualquer erro pode ser fatal. Então, pense em tudo e se esforce ao máximo, porque se o evento for um sucesso e será, você e sua empresa serão premiados por isto.

Grupo UPI Eventos

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